MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010

Información general 

Si tiene acceso a un sitio de SharePoint con Servicios de Access configurado, puede crear una base de datos web con Access 2010. Los usuarios pueden usar esta base de datos en la ventana de un explorador web, pero usted debe usar Access 2010 para realizar cambios de diseño. Aunque algunas características de las bases de datos de escritorio no se trasladan a la Web, puede realizar muchas acciones equivalentes mediante el uso de nuevas características, como los campos calculados o las macros de datos.

COMPARTIR UNA BASE DE DATOS EN LA WEB

• Usar una plantilla    Hay cinco plantillas en Access 2010: Contactos, Activos, Proyectos, Eventos y Contribuciones benéficas. Además, puede modificar cualquier plantilla antes o después de publicar.
• Comenzar desde cero    Al crear una nueva base de datos en blanco, elija entre una base de datos normal y una base de datos web. Esta elección afecta a las características de diseño y los comandos que se ven, de modo que es fácil asegurarse de que la aplicación sea compatible con la Web.
• Convertir una base de datos existente en una base de datos web    Puede publicar una aplicación existente en la Web. Dado que no todas las características de las bases de datos de escritorio se admiten en la Web, es posible que deba ajustar algunas características de la aplicación.

 NOTA   Para identificar y solucionar problemas de compatibilidad, puede ejecutar el nuevo Comprobador de compatibilidad web.

• Intranet o Internet    Puede publicar en su propio servidor de SharePoint o puede usar una solución de SharePoint hospedada.

Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo crear una base de datos para compartirla en la Web.

NUEVO GENERADOR DE MACROS

Access 2010 tiene un nuevo generador de macros que incluye IntelliSense y una interfaz sencilla y fácil de usar.

 Seleccione una acción de la lista...

 ...o haga doble clic en una acción en el catálogo de acciones para agregarla a la macro.

 Si está trabajando en la macro, se muestra la ficha Diseño.

Si agrega una acción, se muestran más opciones en el generador de macros. Por ejemplo, si agrega una acción "Si", puede ver:

Además de las macros tradicionales, puede usar el nuevo generador de macros para crear macros de datos; esta característica es nueva.

MACROS DE DATOS: CAMBIO DE DATOS SEGÚN EVENTOS

Las macros de datos ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y además proporcionan un método para implementar "desencadenadores" en cualquier base de datos de Access 2010.

Por ejemplo, puede haber un campo PorcentajeCompletado y un campo Estado. Puede usar una macro de datos para establecer el campo PorcentajeCompletado en 100 al establecer el estado en Completo y en 0 al establecer el estado en No iniciado.

GENERADOR DE EXPRESIONES MEJORADO

El Generador de expresiones incluye ahora IntelliSense para poder ver las opciones a medida que escribe. Además, muestra información de ayuda para el valor de expresión seleccionado en la ventana Generador de expresiones. Por ejemplo, si selecciona la función Recortar, el Generador de expresiones muestra:

Trim(string) Devuelve una variante de tipo cadena (string) que contiene una copia de una cadena especificada sin interlineado.

CAMPOS CALCULADOS

Puede crear un campo que muestre los resultados de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el cálculo, se usa el Generador de expresiones.

REGLAS DE VALIDACIÓN DE TABLA

 NOTA   Esta característica se introdujo en Access 2007.

Puede crear una regla que impida la entrada de datos si el registro modificado puede validar una regla especificada. A diferencia de una regla de validación de campo, una regla de validación de tabla puede comprobar el valor de más de un campo. Para crear la regla de validación, se usa el Generador de expresiones.

PLANTILLAS DE BASES DE DATOS PARA CREAR APLICACIONES COMPLETAS

Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la información exactamente del modo en el que desee.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Además de las plantillas incluidas en Access 2010, se puede conectar a Office.comy descargar más plantillas.

ELEMENTOS DE APLICACIÓN PARA AGREGAR FUNCIONALIDAD A UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fácilmente mediante el uso de un elemento de la aplicación. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicación es una plantilla que incluye parte de una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicación Tareas a la base de datos, tendrá una tabla Tareas, un formulario Tareas y la opción de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.

VISTA HOJA DE DATOS MEJORADA

Puede crear tablas y empezar a usarlas sin definir los campos previamente; simplemente haga clic en Tabla en la ficha Crear y empiece a escribir los datos en la nueva hoja de datos que aparece. Dado que Access 2010 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, puede empezar a trabajar de inmediato. En la columna Haga clic para agregar se muestra exactamente dónde agregar un nuevo campo y, si necesita modificar el tipo de datos o el formato de presentación de un campo nuevo o existente, puede usar los comandos de la cinta, en la ficha Campos. Además, puede pegar datos de tablas de Microsoft Excel en una hoja de datos nueva; Access 2010 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.

PANEL LISTA DE CAMPOS

El panel Lista de campos, introducido en Access 2007, permite agregar campos de otras tablas. Puede arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no relacionadas de la base de datos. Si es necesaria una relación entre las tablas, se crea automáticamente o se le guiará durante el proceso.

LA VISTA PRESENTACIÓN CONTRIBUYE A ACELERAR EL DISEÑO DE LOS FORMULARIOS E INFORMES

Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o informe.

La vista Presentación incluye muchas mejoras con respecto a Access 2007 y es necesaria si va a diseñar un formulario o un informe para la Web.

Por ejemplo, para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, puede arrastrarlo desde el panel Lista de campos o puede modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

Uso de diseños de controles para mantener el orden

Los diseños, una novedad de Office Access 2007, son grupos de controles que se pueden mover y cuyo tamaño se puede cambiar como una unidad. En Access 2010, los diseños se han mejorado para permitir una colocación más flexible de los controles en los formularios e informes. Puede dividir o combinar celdas horizontal o verticalmente, lo que permite reorganizar los campos, las columnas o las filas fácilmente.

Debe usar la vista Presentación al diseñar bases de datos web, aunque la vista Diseño sigue estando disponible para trabajar en el diseño de las bases de datos de escritorio.