Herramientas de creación de objetos más eficaces

FICHA CREAR

Use la ficha Crear para crear rápidamente nuevos formularios, informes, tablas, consultas y otros objetos de base de datos. Si selecciona una tabla o consulta en el panel de navegación, puede crear un nuevo formulario o informe basado en ese objeto con un solo clic mediante el comando Formulario o el comando Informe.

Los nuevos formularios e informes creados mediante este proceso de un solo clic usan un diseño actualizado para que resulten más atractivos a la vista y se puedan usar inmediatamente. Los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo y un título. Además, un informe generado automáticamente también incluye información de fecha y hora así como pies de página informativos y totales.

VISTA INFORME Y VISTA PRESENTACIÓN

Estas vistas, presentadas en Office Access 2007 y mejoradas en Access 2010, le permiten trabajar con formularios e informes de forma interactiva. Con la vista Informe, puede examinar una representación precisa del informe sin tener que imprimirlo o mostrarlo en la vista preliminar. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una operación de búsqueda para buscar texto coincidente. Puede usar el comando Copiar para copiar texto en el Portapapeles o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el informe para abrir un vínculo en el explorador.

La vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras examina los datos. Puede usar la vista Presentación para realizar muchos cambios de diseño comunes mientras ve los datos en un formulario o informe. Por ejemplo, puede agregar un campo si arrastra su nombre desde el nuevo panel Lista de camposo cambiar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

La vista Presentación ofrece ahora diseños mejorados, es decir, grupos de controles que se ajustan como un solo control para poder reorganizar fácilmente los campos, las columnas, las filas o los diseños completos. Asimismo, puede quitar un campo o aplicar un formato fácilmente en la vista Presentación.

OPERACIONES DE AGRUPACIÓN Y ORDENACIÓN SIMPLIFICADAS EN LOS INFORMES

Office Access 2007 proporciona un método mejor y más accesible para agrupar y ordenar informes, y agregar totales. Navegar por la interfaz es muy fácil y, si se usa con la nueva vista Presentación, puede ver el efecto de los cambios de forma instantánea.

Suponga que desea ver el total de ventas por región en un informe. Use la vista Presentación y el nuevo panel Agrupación, orden y total para agregar un nivel de grupo, solicitar un total ; verá los cambios realizados en directo en el informe. Con la fila Total es fácil agregar una suma, un promedio, un recuento, un máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con señalar y hacer clic.

DISEÑOS DE CONTROLES MEJORADOS PARA FACILITAR LA CREACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES OPTIMIZADOS

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres de clientes o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Puede agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuera una unidad, incluida la etiqueta.

Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente las siguientes acciones:

• Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha.
• Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte.
• Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.
• Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.
• Combinar o dividir celdas (solo en Access 2010)

Los formatos se guardan junto con el diseño, para que permanezcan disponibles.

DIVIDIR FORMULARIOS PARA AGILIZAR EL EXAMEN DE LOS DATOS

 NOTA   Esta característica se introdujo en Access 2007.

Use un formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede establecer una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, en la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

 NOTA   Los formularios divididos no están disponibles en las bases de datos web.

MACROS INCRUSTADAS EN FORMULARIOS E INFORMES

Las macros incrustadas se presentaron por primera vez en Office Access 2007.

Use macros incrustadas para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada se almacena en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede cambiar el diseño de la macro sin tener que preocuparse por el resto de los controles que pueden usarla; cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque se impide automáticamente que lleven a cabo determinadas operaciones que pueden ser no seguras.